Бизнес и недвижимость

«Oфис мoжeт сущeствoвaть бeз дирeктoрa, нo нe мoжeт oбoйтись бeз сeкрeтaря.
(Oфис мудрoсть)»

Нa рынкe трудa прoфeссия «сeкрeтaрь» имeeт стaбильный спрoс, нo, сeгoдня, рaбoтoдaтeли oтмeчaют дeфицит спeциaлистoв. Нa вoлнe «Eврo-2012» спрoс нa oфисныx и aдминистрaтивныx рaбoтникoв будeт возрастать, так что пришло время обратить внимание на эти очень важные профессии. Каким должен быть настоящий секретарь? Каковы его обязанности? Что он должен знать и уметь? Есть ли разница между секретарь и директор офиса, секретарь и помощник? Попробуем найти ответы на эти вопросы.

Секретарь — одна из древнейших профессий, чье название происходит от выражения «хранитель секретов». Т. н. специальных людей, которые были на службе суд и имел доступ к государственной и личной тайны. Сама должность считается престижной и уважаемой. На протяжении двух тысяч лет профессия претерпела существенные изменения, и главное — стала преимущественно женской.

Сегодня секретарь-это культурный человек, который посвящен личным и профессиональным развитием. Можно сказать, что эта древняя профессия теперь получает новый смысл. Причиной этого является эволюция идеи социального статуса и престижа профессии. От старого стереотипа взаимоотношений секретаря, как девушки, которые «люки» время между попытками поступить в институт, общество постепенно движется в сторону формирования образа секретарь-это профессионал, который владеет всеми необходимыми знаниями и навыками.

Каковы основные ожидания от современного секретаря, и особенно завтра секретарь?

Основой любой компании является взаимодействие секретарей и их руководителей. Если желаемый результат совместной работы, достигнута в оптимальный срок, при сохранении благоприятной атмосферы отношений, взаимодействия секретаря и руководителя можно считать эффективной. Важность качества работы секретаря управляет с выражением: «хороший секретарь удваивает эффективность своего шефа. Плохой секретарь уменьшает вдвое». По данным ХЛ (классификация профессий) , секретарь относится к категории технических работников, но фактически он находится на правой стороне головы.

Прежде всего, важно научиться справляться с информационными потоками, которые падают на голову. Секретарь должен иметь возможность принимать полезные для руководителя информацию, анализировать, структурировать и применять ее в наиболее удобном для восприятия виде. И этого нельзя добиться без свободного владения современными компьютерными технологиями. Поскольку информация может быть представлена не только в печатном, но и в виде электронного документа или мультимедийной презентации.

Основные функции секретаря, также относятся к координации всех служб компании или сотрудников отдела; сбор и анализ информации, предоставление документации, управление и контроль исполнения решений; прием посетителей и телефонное общение.

Работа с людьми-одна из важнейших сфер деятельности секретаря. Цель работы с людьми является формирование положительного имиджа компании, поэтому среди главных качеств секретаря следует иметь в виду, коммуникабельность, приветливость, умение произвести впечатление.

При приеме посетителей, важно уметь применять знание этикета и протокола, уметь выразить свое уважение, проявлять интерес к проблемам посетителей. Роль секретаря при приеме гостей (делегаций), также важно, потому что секретарь, влияет на формирование первого впечатления для компании.

Задачи секретаря становится все более интересной и сложной. Современный секретарь должен знать деятельности компании и сотрудников своих должностных обязанностей; учет и правила оформления документов, порядок формирования и подготовка документов в архив; психология и законы эффективной коммуникации; деловая культура и современный компьютер для редактирования программ.

Профессия секретаря , также требует определенных личностных качеств: умение контролировать свое эмоциональное состояние (быть сдержанным во всех ситуациях), доброта, честность, ответственность и упорство.

Еще одна особенность-секретаря становится все более важным. Это желание и способность расти в своей профессии.
Должность секретаря может быть первая ступень на карьерной лестнице. Второй шаг можно расценивать как оккупацию категории офис и административный персонал: административный ассистент, ассистент менеджера, ассистент. Все они относятся к разделу «профессионалы» Классификатор профессий. Основные требования для данной группы профессионалов — опыт эффективного управления и функционирования компании, знание Риторики и этики профессиональных отношений, создание имиджа и различных PR-технологий. Третья ступень карьерной лестницы-это должность менеджера по административным вопросам (офис-менеджер) и руководитель отделения, которые принадлежат к категории руководителей.

Приобретенных знаний и навыков повысит вашу конкурентоспособность и поможет им более уверенно чувствовать себя на рынке труда.

Источник: «Дом Кадров»